Em resumo: uma emergência não se resolve no momento em que acontece. A resposta depende do que foi preparado antes. Num plano de conservação preventiva, a ação em emergência e catástrofe é uma componente própria. Inclui planos integrados de intervenção, com cadeia de comando e substitutos, protocolos de priorização que definem que peças salvar primeiro e como, e um protocolo de comunicação de crise. As Medidas de Autoproteção são obrigatórias, mas centram-se no incêndio e na vida humana, não nos bens culturais. Depois do evento, a fase de Revisão avalia a resposta e atualiza o plano.
Que situações cabem em “emergência e catástrofe”?
São acontecimentos com impactos muito diferentes, de sismos e cheias a incêndios ou roubos. Têm duas características em comum. Em geral são raros e imprevisíveis, e podem provocar, num espaço de tempo muito curto, uma perda muito significativa das qualidades dos bens culturais, ou mesmo a sua perda total.
Na classificação de riscos usada no método LIDAR, correspondem ao tipo de risco raro, e as tarefas associadas são esporádicas: não seguem um padrão. É essa imprevisibilidade que torna o planeamento indispensável.
Porque é que a conservação preventiva é essencial numa emergência?
Porque quase tudo o que permite responder bem a uma emergência é trabalho preventivo, feito antes:
- saber que peças existem, onde estão e em que estado se encontram;
- ter decidido previamente quais são prioritárias;
- conhecer as vulnerabilidades do edifício;
- ter equipas designadas e treinadas;
- ter canais de comunicação já estabelecidos com os serviços de emergência.
Sem inventário atualizado e registo de localização, a resposta perde tempo e arrisca a dissociação, ou seja, a perda de peças ou da informação associada. A ação em emergência não é um documento isolado. É uma das componentes do plano de conservação preventiva, a par do controlo ambiental, do manuseamento e transporte, da manutenção regular e da formação. Este guia explica como estruturar o plano completo.
As Medidas de Autoproteção não são suficientes?
São obrigatórias e devem ser cumpridas, incluindo a realização de simulacros. Mas o seu foco é o risco de incêndio e a salvaguarda da vida humana. A proteção da coleção exige procedimentos próprios, construídos a partir desta base. Para outros riscos com expressão em Portugal, como o sísmico, o enquadramento legal específico para coleções é escasso. A preparação depende sobretudo do planeamento de cada instituição.
Como preparar a resposta, passo a passo?
Levantamento: que ameaças e vulnerabilidades existem?
O ponto de partida é identificar as ameaças específicas da instituição e as vulnerabilidades que podem ampliar o seu efeito. Isso inclui o edifício e a sua envolvente: estrutura, coberturas, canalizações e sistemas de segurança. Inclui também a coleção, através do inventário, da localização e do estado de conservação, e a organização, com os responsáveis, as equipas e os recursos disponíveis. Este registo é também a referência para avaliar danos depois de um evento.
Interpretação: que peças salvar primeiro?
A priorização cruza dois eixos. O primeiro é a fragilidade de cada peça ou conjunto perante um risco específico. O segundo é a sua representatividade estética, histórica, cultural e económica. Uma matriz com estes eixos torna as prioridades explícitas antes de serem necessárias. Os dados espaciais completam a análise: zonas de risco, layouts e circulação no edifício.
Definição: o que deve conter a componente de emergência do plano?
Planos integrados de intervenção
Partem dos riscos previstos na legislação em vigor e adaptam-nos à segurança das pessoas e dos bens culturais. Tratam com a mesma profundidade os restantes riscos desta categoria, de acordo com a vulnerabilidade detetada. Definem:
- Equipas designadas para cada situação.
- Cadeia de comando, desde o responsável da instituição até aos restantes colaboradores.
- Redundância, com substitutos identificados para cada posição-chave, para que a resposta funcione mesmo na ausência de alguém.
- Kit de emergência especializado, desde equipamentos de proteção individual (EPI) a agentes estabilizadores como a sílica gel.
Protocolos de priorização
Organizam a coleção segundo a matriz de prioridades. O detalhe deve ir das instruções passo a passo para a remoção e proteção segura de cada peça, de acordo com as suas especificidades, até à definição de várias rotas de evacuação. Incluem também os espaços fora da área da coleção para acolher as peças evacuadas e os mecanismos adicionais de controlo e segurança a ativar nessas situações.
Protocolo de comunicação de crise
É um dos aspetos geralmente esquecidos. Não se limita à relação com os media e inclui os procedimentos institucionais a seguir. Assenta em:
- Rede de parcerias capacitadas para apoiar a coleção: acordos de assistência mútua, colaborações académicas, consultores, artistas e instituições internacionais, ou simulacros conjuntos.
- Canais privilegiados com os serviços de emergência.
- Matriz de mensagens preparada para diferentes cenários e intensidades, comunicada através de canais diversificados.
Faz sentido articular previamente o plano com a Proteção Civil, os bombeiros, o município e as forças de segurança.
Aplicação: como manter a preparação ativa?
Na Aplicação, a preparação traduz-se em tarefas concretas:
- Simulacros programados, integrados nas tarefas sazonais do cronograma.
- Formação contínua da equipa, para que as responsabilidades e os procedimentos sejam conhecidos por todos os designados.
- Manutenção do edifício, como a limpeza de caleiras e algerozes.
- Monitorização de movimentação, intrusão e furto, com alarmes que reduzem o tempo de deteção de situações anómalas.
- Canal permanente de comunicação com as autoridades competentes.
O que acontece durante a emergência?
Executa-se o que foi preparado. As equipas designadas atuam segundo a cadeia de comando. As peças são protegidas ou retiradas pela ordem e pelos procedimentos definidos nos protocolos de priorização, e a comunicação segue a matriz de mensagens e os canais previstos. A intervenção dos serviços de emergência acontece sobretudo no momento do evento ou logo a seguir, e a articulação prévia com eles encurta o tempo de resposta.
Como recuperar depois?
O plano deve prever a intervenção pós-catástrofe com a maior variedade de hipóteses possível, para permitir agir com a maior brevidade. Depois do evento, a fase de Revisão é ativada, porque um acontecimento com impacto sobre a coleção ou o ambiente que a envolve obriga a repensar a estratégia. A Revisão inclui:
- analisar os dados e os registos produzidos durante a emergência;
- comparar o estado das peças com o registo anterior e identificar necessidades de conservação curativa, a encaminhar para os profissionais competentes;
- avaliar a capacidade de resposta que foi demonstrada e identificar os pontos críticos;
- atualizar o plano: protocolos, prioridades, equipas e parcerias.
Se a recuperação envolver obras ou a reinstalação da coleção em espaços intervencionados, aplicam-se os cuidados descritos no artigo sobre como proteger uma coleção durante obras no museu.
Mesmo sem ocorrências, avaliar a capacidade de resposta em emergência faz parte de qualquer revisão do plano.
Que erros são frequentes?
- Considerar que as Medidas de Autoproteção protegem a coleção.
- Não ter prioridades de salvaguarda definidas antes do evento.
- Ter uma cadeia de comando sem substitutos.
- Não ter espaços de acolhimento nem rotas para as peças evacuadas.
- Esquecer a comunicação de crise.
- Não rever o plano depois de um incidente.
Perguntas frequentes
O que deve conter um plano de emergência para coleções?
Planos integrados de intervenção, com equipas, cadeia de comando, substitutos e kit de emergência. Protocolos de priorização, com matriz de prioridades, instruções de remoção e proteção, rotas de evacuação e espaços de acolhimento. E um protocolo de comunicação de crise, com parcerias, canais com os serviços de emergência e matriz de mensagens.
Como se decide que peças salvar primeiro?
Cruzando a fragilidade de cada peça perante um risco específico com a sua representatividade estética, histórica, cultural e económica. A matriz resultante deve estar feita antes de qualquer emergência.
O plano de emergência é um documento separado do plano de conservação preventiva?
Não. É uma das componentes da etapa de Definição do plano e depende das restantes, sobretudo do inventário, da localização das peças, da formação da equipa e da manutenção do edifício.
Com que frequência se deve testar o plano?
O método LIDAR integra os simulacros nas tarefas sazonais do cronograma. A periodicidade concreta é definida por cada instituição, sem prejuízo da frequência exigida pelas Medidas de Autoproteção.
O que fazer ao plano depois de uma emergência?
Ativar a fase de Revisão: analisar o que aconteceu, avaliar a resposta e os danos, encaminhar as necessidades de conservação curativa e atualizar protocolos, prioridades e equipas.
Por onde começar?
O método LIDAR, desenvolvido no âmbito de um projeto de investigação do CIEBA (Universidade de Lisboa), integra a ação em emergência e catástrofe no plano de conservação preventiva, da preparação à revisão. Para avaliar a preparação de uma coleção, contacte a Antever através de antever@antever.pt.