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  • Ação em emergência e catástrofe: como proteger a coleção de um museu

    Em resumo: uma emergência não se resolve no momento em que acontece. A resposta depende do que foi preparado antes. Num plano de conservação preventiva, a ação em emergência e catástrofe é uma componente própria. Inclui planos integrados de intervenção, com cadeia de comando e substitutos, protocolos de priorização que definem que peças salvar primeiro e como, e um protocolo de comunicação de crise. As Medidas de Autoproteção são obrigatórias, mas centram-se no incêndio e na vida humana, não nos bens culturais. Depois do evento, a fase de Revisão avalia a resposta e atualiza o plano.

    Que situações cabem em “emergência e catástrofe”?

    São acontecimentos com impactos muito diferentes, de sismos e cheias a incêndios ou roubos. Têm duas características em comum. Em geral são raros e imprevisíveis, e podem provocar, num espaço de tempo muito curto, uma perda muito significativa das qualidades dos bens culturais, ou mesmo a sua perda total.

    Na classificação de riscos usada no método LIDAR, correspondem ao tipo de risco raro, e as tarefas associadas são esporádicas: não seguem um padrão. É essa imprevisibilidade que torna o planeamento indispensável.

    Porque é que a conservação preventiva é essencial numa emergência?

    Porque quase tudo o que permite responder bem a uma emergência é trabalho preventivo, feito antes:

    • saber que peças existem, onde estão e em que estado se encontram;
    • ter decidido previamente quais são prioritárias;
    • conhecer as vulnerabilidades do edifício;
    • ter equipas designadas e treinadas;
    • ter canais de comunicação já estabelecidos com os serviços de emergência.

    Sem inventário atualizado e registo de localização, a resposta perde tempo e arrisca a dissociação, ou seja, a perda de peças ou da informação associada. A ação em emergência não é um documento isolado. É uma das componentes do plano de conservação preventiva, a par do controlo ambiental, do manuseamento e transporte, da manutenção regular e da formação. Este guia explica como estruturar o plano completo.

    As Medidas de Autoproteção não são suficientes?

    São obrigatórias e devem ser cumpridas, incluindo a realização de simulacros. Mas o seu foco é o risco de incêndio e a salvaguarda da vida humana. A proteção da coleção exige procedimentos próprios, construídos a partir desta base. Para outros riscos com expressão em Portugal, como o sísmico, o enquadramento legal específico para coleções é escasso. A preparação depende sobretudo do planeamento de cada instituição.

    Como preparar a resposta, passo a passo?

    Levantamento: que ameaças e vulnerabilidades existem?

    O ponto de partida é identificar as ameaças específicas da instituição e as vulnerabilidades que podem ampliar o seu efeito. Isso inclui o edifício e a sua envolvente: estrutura, coberturas, canalizações e sistemas de segurança. Inclui também a coleção, através do inventário, da localização e do estado de conservação, e a organização, com os responsáveis, as equipas e os recursos disponíveis. Este registo é também a referência para avaliar danos depois de um evento.

    Interpretação: que peças salvar primeiro?

    A priorização cruza dois eixos. O primeiro é a fragilidade de cada peça ou conjunto perante um risco específico. O segundo é a sua representatividade estética, histórica, cultural e económica. Uma matriz com estes eixos torna as prioridades explícitas antes de serem necessárias. Os dados espaciais completam a análise: zonas de risco, layouts e circulação no edifício.

    Definição: o que deve conter a componente de emergência do plano?

    Planos integrados de intervenção

    Partem dos riscos previstos na legislação em vigor e adaptam-nos à segurança das pessoas e dos bens culturais. Tratam com a mesma profundidade os restantes riscos desta categoria, de acordo com a vulnerabilidade detetada. Definem:

    • Equipas designadas para cada situação.
    • Cadeia de comando, desde o responsável da instituição até aos restantes colaboradores.
    • Redundância, com substitutos identificados para cada posição-chave, para que a resposta funcione mesmo na ausência de alguém.
    • Kit de emergência especializado, desde equipamentos de proteção individual (EPI) a agentes estabilizadores como a sílica gel.

    Protocolos de priorização

    Organizam a coleção segundo a matriz de prioridades. O detalhe deve ir das instruções passo a passo para a remoção e proteção segura de cada peça, de acordo com as suas especificidades, até à definição de várias rotas de evacuação. Incluem também os espaços fora da área da coleção para acolher as peças evacuadas e os mecanismos adicionais de controlo e segurança a ativar nessas situações.

    Protocolo de comunicação de crise

    É um dos aspetos geralmente esquecidos. Não se limita à relação com os media e inclui os procedimentos institucionais a seguir. Assenta em:

    • Rede de parcerias capacitadas para apoiar a coleção: acordos de assistência mútua, colaborações académicas, consultores, artistas e instituições internacionais, ou simulacros conjuntos.
    • Canais privilegiados com os serviços de emergência.
    • Matriz de mensagens preparada para diferentes cenários e intensidades, comunicada através de canais diversificados.

    Faz sentido articular previamente o plano com a Proteção Civil, os bombeiros, o município e as forças de segurança.

    Aplicação: como manter a preparação ativa?

    Na Aplicação, a preparação traduz-se em tarefas concretas:

    • Simulacros programados, integrados nas tarefas sazonais do cronograma.
    • Formação contínua da equipa, para que as responsabilidades e os procedimentos sejam conhecidos por todos os designados.
    • Manutenção do edifício, como a limpeza de caleiras e algerozes.
    • Monitorização de movimentação, intrusão e furto, com alarmes que reduzem o tempo de deteção de situações anómalas.
    • Canal permanente de comunicação com as autoridades competentes.

    O que acontece durante a emergência?

    Executa-se o que foi preparado. As equipas designadas atuam segundo a cadeia de comando. As peças são protegidas ou retiradas pela ordem e pelos procedimentos definidos nos protocolos de priorização, e a comunicação segue a matriz de mensagens e os canais previstos. A intervenção dos serviços de emergência acontece sobretudo no momento do evento ou logo a seguir, e a articulação prévia com eles encurta o tempo de resposta.

    Como recuperar depois?

    O plano deve prever a intervenção pós-catástrofe com a maior variedade de hipóteses possível, para permitir agir com a maior brevidade. Depois do evento, a fase de Revisão é ativada, porque um acontecimento com impacto sobre a coleção ou o ambiente que a envolve obriga a repensar a estratégia. A Revisão inclui:

    • analisar os dados e os registos produzidos durante a emergência;
    • comparar o estado das peças com o registo anterior e identificar necessidades de conservação curativa, a encaminhar para os profissionais competentes;
    • avaliar a capacidade de resposta que foi demonstrada e identificar os pontos críticos;
    • atualizar o plano: protocolos, prioridades, equipas e parcerias.

    Se a recuperação envolver obras ou a reinstalação da coleção em espaços intervencionados, aplicam-se os cuidados descritos no artigo sobre como proteger uma coleção durante obras no museu.

    Mesmo sem ocorrências, avaliar a capacidade de resposta em emergência faz parte de qualquer revisão do plano.

    Que erros são frequentes?

    • Considerar que as Medidas de Autoproteção protegem a coleção.
    • Não ter prioridades de salvaguarda definidas antes do evento.
    • Ter uma cadeia de comando sem substitutos.
    • Não ter espaços de acolhimento nem rotas para as peças evacuadas.
    • Esquecer a comunicação de crise.
    • Não rever o plano depois de um incidente.

    Perguntas frequentes

    O que deve conter um plano de emergência para coleções?

    Planos integrados de intervenção, com equipas, cadeia de comando, substitutos e kit de emergência. Protocolos de priorização, com matriz de prioridades, instruções de remoção e proteção, rotas de evacuação e espaços de acolhimento. E um protocolo de comunicação de crise, com parcerias, canais com os serviços de emergência e matriz de mensagens.

    Como se decide que peças salvar primeiro?

    Cruzando a fragilidade de cada peça perante um risco específico com a sua representatividade estética, histórica, cultural e económica. A matriz resultante deve estar feita antes de qualquer emergência.

    O plano de emergência é um documento separado do plano de conservação preventiva?

    Não. É uma das componentes da etapa de Definição do plano e depende das restantes, sobretudo do inventário, da localização das peças, da formação da equipa e da manutenção do edifício.

    Com que frequência se deve testar o plano?

    O método LIDAR integra os simulacros nas tarefas sazonais do cronograma. A periodicidade concreta é definida por cada instituição, sem prejuízo da frequência exigida pelas Medidas de Autoproteção.

    O que fazer ao plano depois de uma emergência?

    Ativar a fase de Revisão: analisar o que aconteceu, avaliar a resposta e os danos, encaminhar as necessidades de conservação curativa e atualizar protocolos, prioridades e equipas.

    Por onde começar?

    O método LIDAR, desenvolvido no âmbito de um projeto de investigação do CIEBA (Universidade de Lisboa), integra a ação em emergência e catástrofe no plano de conservação preventiva, da preparação à revisão. Para avaliar a preparação de uma coleção, contacte a Antever através de antever@antever.pt.

  • Como fazer um plano de conservação preventiva para um museu: guia passo a passo

    Em resumo: um plano de conservação preventiva não é uma lista de equipamentos. É um projeto, com objetivos, análise das condições de partida, avaliação das capacidades da instituição, processos definidos, execução e controlo. O método LIDAR organiza esse projeto em cinco etapas encadeadas: Levantamento, Interpretação, Definição, Aplicação e Revisão. Assenta em três princípios: rigor, reprodutibilidade e rastreabilidade. Data loggers, desumidificadores e vitrinas são ferramentas. O plano é o que liga os dados às decisões, com tarefas, prazos, responsáveis e indicadores.

    O que é a conservação preventiva?

    É a área da conservação e restauro que atua de forma indireta. Não trata os objetos: age sobre os fatores externos que podem provocar a sua alteração, sem mudar nenhum aspeto material ou estético dos bens culturais. Estes fatores vão do ambiente e da luz aos poluentes, às pragas, ao manuseamento, ao transporte e às situações de emergência. Por isso é a área mais proativa da conservação: antecipa-se à deterioração em vez de reagir a ela. Em termos simples, são medidas e ações destinadas a evitar e minimizar a deterioração futura.

    Isto tem duas consequências práticas. A primeira é que se trabalha sobre a coleção inteira, e não sobre uma peça de cada vez. A segunda é que a conservação preventiva não trava o tempo, porque todos os materiais acabam por se alterar. O que faz é atrasar essa alteração e manter as características originais dos bens durante o máximo de tempo possível, com o mínimo de impacto.

    Porque é que equipamento não é um plano?

    Em muitos museus, “conservação preventiva” quer dizer despejar a água dos desumidificadores, descarregar um data logger de vez em quando ou manter um termohigrógrafo que roda indefinidamente sobre a mesma folha. Estas tarefas têm valor. Sozinhas, porém, são tarefas avulsas, não um plano.

    A investigação que deu origem ao LIDAR resume a diferença numa frase: “um plano pressupõe um projeto”. Esse projeto tem seis elementos: objetivos, análise de condições prévias, avaliação de capacidades, definição de processos, execução dos processos e sistemas de controlo dos processos. Sem eles, a monitorização da temperatura e da humidade relativa e a contratação de segurança passam por ser o essencial, e os restantes riscos ficam por tratar.

    O que é o método LIDAR?

    O LIDAR foi desenvolvido no âmbito de um projeto de investigação do CIEBA (Centro de Investigação e Estudos em Belas-Artes da Universidade de Lisboa). Aplica à conservação preventiva metodologias de gestão de projeto, num processo “end-to-end”, rastreável do início ao fim. Nasceu dos desafios da arte contemporânea, mas foi pensado para qualquer tipologia de bens culturais e qualquer instituição. O modelo quer-se mutável (adapta-se a cada coleção), comparável (os critérios reproduzem-se noutros contextos) e executável (ajusta-se aos recursos disponíveis).

    Tem três princípios, os 3 R’s:

    • Rigor: pesquisa aprofundada, informação sempre atualizada e cumprimento das metodologias e dos prazos definidos.
    • Reprodutibilidade: procedimentos padronizados, que outros profissionais possam replicar e comparar na reserva, na exposição ou num empréstimo.
    • Rastreabilidade: dados acessíveis, com origem conhecida e partilháveis com quem intervém na vida da coleção.

    Como fazer o plano, passo a passo?

    1. Levantamento: o que precisa de saber antes de decidir?

    O Levantamento começa pela definição de objetivos: institucionais, de conservação, do plano e da própria etapa. Segue-se o planeamento, que quantifica e distribui os recursos humanos, financeiros e técnicos e define as tarefas. Só depois vem a recolha de dados, em três frentes:

    • Condições de gestão: tutela, políticas, procedimentos e equipa.
    • Condições ambientais: clima da região, edifício, temperatura e humidade relativa, luz e UV, poluentes, canalizações.
    • Condições dos objetos: inventariação, estado de conservação e microambiente, incluindo os materiais em contacto com as peças.

    Os dados podem ser qualitativos e quantitativos, recolhidos de forma permanente ou pontual. Há duas regras. Recolha apenas o que vai conseguir analisar e documente tudo meticulosamente. Se esta etapa falhar, todas as seguintes ficam condicionadas.

    2. Interpretação: como transformar dados em decisões fundamentadas?

    É a etapa que mais vezes se salta, quando se passa dos dados diretamente às tarefas. No LIDAR, os dados organizam-se em quatro grupos: quantitativos, qualitativos, temporais e espaciais. Depois são filtrados e priorizados, para que o volume não paralise a decisão.

    Para hierarquizar os riscos, pode usar-se uma classificação com quatro dimensões:

    • o tipo de risco (raro, esporádico ou contínuo);
    • o agente de deterioração, por exemplo segundo os agentes definidos pelo Canadian Conservation Institute (forças físicas, criminosos, fogo, água, pragas, poluentes, luz e UV, temperatura incorreta, humidade relativa incorreta e dissociação);
    • o impacto potencial (baixo, médio ou alto);
    • a reversibilidade do dano.

    O resultado é uma síntese estruturada que sustenta a etapa seguinte.

    3. Definição: o que deve conter o plano?

    Nesta etapa definem-se as estratégias que mitigam os riscos identificados, o cronograma e os critérios de manuseamento, acondicionamento, transporte, estudo e exposição. O LIDAR organiza-a em cinco componentes, verdadeiros “planos dentro do plano”:

    1. Controlo ambiental e monitorização integrada: parâmetros e limites, equipamentos e calibração, protocolos de monitorização, análise de dados e cenários de resposta.
    2. Manuseamento, acondicionamento, exposição e transporte, incluindo empréstimos.
    3. Manutenção regular: cronograma, protocolos de inspeção e de limpeza.
    4. Formação e sensibilização, da equipa e dos públicos.
    5. Ação em emergência e catástrofe: cadeia de comando, prioridades de salvaguarda e comunicação de crise.

    Cada tarefa precisa de cadência, prazo e responsável. A cadência pode ser recorrente (descarregar data loggers), sazonal (limpar caleiras no início do outono) ou esporádica (transportar uma obra). Seja realista: um plano modesto que se cumpre vale mais do que um plano cheio de tecnologia que a instituição não consegue aplicar.

    4. Aplicação: como pôr o plano em prática?

    É a fase mais longa e, na prática, contínua. Consiste em executar o que foi definido, segundo o cronograma, através de duas ações complementares:

    • Monitorização: observação contínua e sistemática, baseada em dados e não invasiva.
    • Controlo: ação proativa, baseada no risco e adaptável, para corrigir as condições.

    Os dados recolhidos são mapeados, analisados, integrados nos processos e transmitidos à equipa através de formação. Pequenos ajustes de parâmetros ficam registados no plano.

    5. Revisão: como saber se o plano está a funcionar?

    A Revisão funciona como uma auditoria interna do plano. É ativada nos marcos previstos na Definição e sempre que algo muda na vida da coleção, seja a saída de peças para uma exposição ou uma infiltração de chuva. Segue sempre a mesma sequência: recolha de dados, análise e interpretação, e por fim recomendações e alterações. Estas tarefas organizam-se em quatro blocos: análise preliminar, avaliação da eficácia, identificação de pontos críticos, e atualização e adaptação.

    Para avaliar a eficácia, o método propõe indicadores de desempenho: a taxa de sucesso das intervenções preventivas, a eficiência dos protocolos implementados e o índice de deterioração dos acervos, a par da relação custo-benefício. As conclusões podem alterar objetivos, tarefas ou condições em qualquer etapa, e o ciclo recomeça.

    Quais são os erros mais comuns?

    • Confundir equipamento com plano.
    • Saltar a interpretação.
    • Recolher mais dados do que se consegue analisar.
    • Reduzir tudo à temperatura e à humidade relativa.
    • Não fixar prazos nem responsáveis.
    • Nunca rever o plano.

    Quando faz sentido pedir apoio externo?

    Muitos museus não têm técnicos de conservação e restauro nos seus quadros. O apoio externo é especialmente útil para estruturar o primeiro plano, antes de obras, de uma mudança de reservas ou de uma reabertura, ou quando há danos recorrentes.

    A Antever aplica o método LIDAR em quatro áreas: diagnóstico e avaliação de risco, plano de conservação preventiva, implementação e monitorização, e acompanhamento de obras, reservas e reaberturas.

    Perguntas frequentes

    Um museu pequeno também precisa de um plano?

    Sim. O LIDAR foi pensado para ser executável com poucos recursos, porque o plano adapta-se à escala da instituição. Poucas prioridades claras, com responsáveis definidos, valem mais do que um documento extenso.

    Qual é a diferença entre conservação preventiva e conservação curativa?

    A conservação preventiva é uma intervenção indireta: atua sobre os fatores externos que provocam a alteração da coleção, sem tocar nos objetos. A conservação curativa e o restauro intervêm diretamente sobre uma peça de cada vez e implicam quase sempre acrescentar materiais.

    Ter data loggers significa que o museu tem um plano?

    Não. Os data loggers recolhem dados, e o plano define o que fazer com eles: parâmetros, responsáveis pela análise, cadência e ações para cada desvio. Sem isso, os registos têm pouco efeito na proteção das coleções.

    Uma avaliação de risco é o mesmo que um plano?

    Não. A avaliação de risco ajuda a hierarquizar ameaças e a tomar decisões, mas não define tarefas, prazos nem responsáveis. No LIDAR, os modelos de gestão de risco apoiam a Interpretação e, sobretudo, a Revisão. Não são a estrutura do plano.

    Quando se deve rever o plano?

    Nos marcos definidos no próprio plano e sempre que um acontecimento obrigue a repensar a estratégia, como a deslocação de peças para uma exposição ou investigação, ou uma infiltração de chuva no edifício.

    Por onde começar?

    O primeiro passo é saber onde está. Um diagnóstico inicial mostra os principais riscos e as prioridades de atuação, e serve de base a qualquer decisão de investimento. Se quiser falar sobre o caso do seu museu, arquivo ou biblioteca, contacte a Antever através de antever@antever.pt.